はじめに
対面であって会議・面談・面接を行ってきている時代から、WEB採用がもはや”あたりまえ”になりつつあります。WEBにすることによって、今までかかっていた交通費、移動時間、面接場所の確保といった多くのコストを削減する事ができます。WEB採用において、いかに効果的にWEBツールを活用できるかが採用の成功の鍵になります。
今回は、Zoomの基本的な使い方から、どのように利用するのかをご紹介します。
Zoomとは
Zoomとは、セミナーや会議など大人数が参加するのに適したWEB会議サービスです。高画質・高音声なことはもちろん、無料でアカウントができ、1対1であれば時間無制限に利用が可能であったり、予約機能やホストの機能が豊富です。有料会員であれば、複数人でのグループ通話が無制限で、録画機能も利用ができるようになります。WEB会議はもちろん、WEB採用を取り入れる企業さまにとってはもう当たり前のツールです。
【基本操作】アカウントの作成、サインイン
まずはZoomのアカウントを作成し、サインインしてみましょう。
アカウントの作成には、基本的にはメールアドレスがあればアカウントの作成が可能です。さっそくブラウザにて”Zoom”を検索してアクセスします。アクセスしたサイトにある”Enter your work email”に、社用のメールアドレスを入力しましょう。入力が完了したら、『サインアップは無料です』をクリック。
注意点としては、社用アカウントを利用される際に車内にて展開されているルールを守ってご利用ください。
『サインアップは無料です』を押すと、メールが届きます。
届いたメールから『アクティブなアカウント』という青いボタンをクリック・タップすると、アカウントの情報登録ページに飛びますのでそちらを入力しましょう。入力が完了して次のページに進むと、任意でZoomアカウント招待できるページに飛ぶのですが、今回は『手順をスキップ』して解説いたします。
これで無料アカウントの作成は終了です。
【基本操作】ミーティング予約
次にミーティングを予約する方法を説明します。
先ほど作成したアカウントにサインインすると、上記の画面に飛びます。
画面左側にある『ミーティングの予約』を選択し、次に『新しいミーティングをスケジュールする』をクリックしましょう。
ミーティングの詳細設定画面に移るので、各項目を記入していきます。
- トピック：ホストが行うWEB会議室の名前。参加者側にもWEB会議室の名前は表示されるので気をつけましょう。
- 説明（任意）：ホストが行うWEB会議・面接の詳細。
- 開催日時：WEB会議・面接の日時を入力。時間通りでなくてもホストのタイミングで開催することができます。
- 所要時間：WEB会議・面接に要する目処の時間を入力。
- タイムゾーン：”大阪、札幌、東京”を選択。もし海外でアクセスする場合には該当の時間を選択してください。
- ミーティングID：ホストが開催するWEB会議・面接に紐づくID（番号）。ミーティングIDは参加者URLに紐づいているため、長時間変更していないミーティングIDを選択してしまった場合、再利用できるため会議・面接が被ってしまうリスクがあります。自動的に生成することをおすすめします。
- ミーティングパスワード：ホストが開催するWEB会議・面接のURLに入る際に要求するパスワード。そもそもパスワードを入力させるかの有無も決める事ができます。
- ビデオ：ホストと参加者のビデオのオン/オフ設定。
- 音声：電話・コンピューター音声のいずれかを選択。無料版では参加者が電話で参加してしまうと通話量が発生するため、基本的にはコンピューター音声を利用する事をおすすめしています。
- ミーティングオプション：ホストが該当のURLに入る前の参加を有効にするか、また録画・録音をするかどうかなどのオプションを選択。
すべての項目を入力、または選択したら『保存』をクリックしましょう。
作成されたミーティングから参加者用URLの『招待状をコピーする』をクリックし、参加者側へURLを送るとWEB会議・採用を開催する事が可能です。
WEB会議・採用を行う上での準備
WEB会議・採用を行う上でスムーズにやりとりできるように、事前に必要最低限、必要なものを準備しておきましょう。
カメラ
PCにカメラが内蔵されている場合、そちらで問題ありません。もし搭載されていない場合は、外付けのカメラを準備しましょう。言うまでもなく、WEBを通してのやりとりは『画質』が命です。高ければいいと言うわけではなく、WEB会議・面接に適したカメラをおすすめします。
イヤホンマイク
スピーカーとマイクを搭載しているPCもありますが、ホストも参加者側も音が聞き取りにくいと言う現象がおきます。よりスムーズなやりとりを行うためにも準備しておくと良いでしょう。
ネット環境
WEB会議・面接中にネット環境が悪くてやりとりができないといった事態にならないように、ネット環境の確認は入念に行いましょう。会議・面接の時間前に誰かに協力してもらった確認してもらうことをおすすめします。
充電
WEB会議・面接では電力を多くを使うため、充電が切れてしまわないようにフル充電してから挑む、または充電しながら挑むようにしましょう。
WEB会議・採用を行う上で必要最低限の準備物を紹介しましたが、やはりそれだけでは他の企業さまとの差別化が難しくなってきています。WEB越しでやりとりを行う際に大切になってくるのは、やはり『画質』です。他の記事、また動画でWEB会議・採用をより円滑に、より効果的にするノウハウも紹介していますので、そちらも参考にしていただると幸いです。
参考記事：【より効果的なオンライン採用に！】WEB説明会・WEB会議必須ツールベスト3！
まとめ
いかがだったでしょうか、今回はZoomの登録から基本的な使い方まで紹介させていただきました。WEB採用があたりまえになってきている中で、Zoomは非常に便利なツールです。Zoomは初めての方でも操作しやすいツールのため、一度利用を開始してしまえば違和感なく支えるまでそう時間はかかりません。
ただ、今回はあくまでも基本的な利用方法をお伝えしています。
WEB採用があたりまえになってきている今だからこそ、Zoomを効果的に利用することをおすすめします。